1. Uvedite mentorski program
Eden najboljših načinov za ohranitev znanja, pomembnega za organizacijo, je vzpostavitev mentorskega programa. Povezovanje bolj izkušenih zaposlenih z manj izkušenimi in na novo zaposlenimi ni le odličen način za uvajanje novih sodelavcev, temveč tudi dobra priložnost za ustvarjanje občutka povezanosti na vseh ravneh organizacije. S pomočjo mentorskih programov bodo najbolj izkušeni zaposleni svoje znanje neposredno prenesli na mlajše generacije.
2. Razvijte t. i. strategijo ločitve
Ko zaposleni oznani, da bo zapustil organizacijo, izkoristite to priložnost, da se iz nje čim več naučite. Oblikujte »strategijo ločitve«: pripravite vprašalnike za zaposlene, ki odhajajo, in z njimi opravite poglobljene razgovore o delovnih procesih. Prepogosto se namreč zgodi, da najstarejši in najbolj izkušeni zaposleni organizacijo zapustijo, ne da bi organizaciji predali informacije o znanju, ki so ga pridobili v času zaposlitve.
3. Ohranjanje znanja naj bo sistematiziran proces
V trenutku, ko zaposleni oznani, da bo zapustil ekipo, bi morala organizacija že vedeti, kaj zaposleni zna, in imeti pripravljene ukrepe za ohranitev tega znanja.
Ena najboljših metod za zaščito znanja je razvoj postopka za ugotavljanje, kaj vaši zaposleni znajo. Pozorni bodite na več vrst znanja:
- Kako izvajati določene naloge?
- Kako stvari delujejo znotraj vaše organizacije? Kdo je pristojen za kaj, na koga se lahko obrneš, ko potrebuješ določene informacije, kdo ti lahko priskoči na pomoč?
- Kakšni so odnosi in delovni procesi z zunanjimi »partnerji«, na primer z oblikovalci, honorarnimi sodelavci, prostovoljci, novinarji?
Bodite proaktivni in začnite beležiti vsa znanja, ki jih imajo vaši zaposleni, ter razvijte postopke, s katerimi boste to znanje ocenjevali in merili. To vam bo pomagalo ohraniti znanje, ko bodo zaposleni zapustili podjetje, hkrati pa bam bo pomagalo prepoznati morebitne vrzeli v znanju pri vaših obstoječih zaposlenih.
4. Ocenite tveganje izgube znanja
Ne glede na to, kako zelo so zaposleni predani organizaciji – sčasoma jo bodo vsi na tak ali drugačen način zapustili. Zato je nujno, da redno ocenjujete tveganje izgube znanja, ki se bo zgodila z odhodom zaposlenih. Tako boste že vnaprej vedeli, kaj je ogroženo, ko posameznik zapusti organizacijo.
Ocene tveganja lahko zajemajo kategorije, kot je težavnost iskanja nadomestnega zaposlenega (kako težko ali dolgotrajno bo poiskati in usposobiti novo osebo, ki bo nadomestila odhajajočega delavca na njegovem položaju), pa tudi verjetnost, da bo zaposleni podal odpoved ali pa se upokojil.
Ocene tveganja za posamezne zaposlene vam bodo pomagale razumeti, katere vrste znanja so najbolj »ogrožene«. To vam bo prišlo prav pri pripravi strategij za ohranjanje tega znanja.
5. Ustvarite zbirko podatkov o znanju zaposlenih
Organizacije pogosto shranjujejo delo svojih zaposlenih, vendar je to razpršeno v različnih datotekah in oblikah, vključno z letnimi ocenami in poročili.
Najboljši način za zaščito znanja vaše organizacije je shranjevanje, vzdrževanje in upravljanje samostojne baze znanja oz. podatkov. Priporočamo vam, da na enem mestu shranite vse svoje ocene tveganja izgube znanja (gl. točko 4), podatke in vprašalnike za zaposlene, ki zapuščajo organizacijo (gl. točko 2).
6. Delite primere najboljših praks in spoznanja
Znanja, pomembnega za organizacijo, ne pridobivajte le takrat, ko zaposleni odide iz organizacije. Eden najboljših načinov za zaščito znanja je deljenje »najboljših praks« v organizaciji.
Ne glede na to, ali boste v organizaciji to počeli enkrat na mesec, enkrat na leto ali kot redni del mentorskega procesa, bi se morali vsi izkušeni zaposleni držati formalnih postopkov za izmenjavo svojih izkušenj (kaj smo se v določenih situacijah naučili?) in najboljših praks s svojimi sodelavci. To lahko počnete na skupnih sestankih ali v paru, dobro pa je, da prav vsak uspeh svoje organizacije dokumentirate, in če je to mogoče, o poti do uspeha informirate tudi ostale sodelavce.
7. Dokumentirajte sproti
Dlje, kot obstaja organizacija, težje se zdi ohranjati znanje o tem, kako ste dosegli pretekle uspehe in kaj ste se ob tem naučili.
Eden najlažjih načinov za ohranitev znanja, pomembnega za vašo organizacijo, je, da dokumentirate čim več. Beleženje korakov, ki so privedli do sprejema neke odločitve, je enako pomembno kot dokumentiranje rezultatov te odločitve. To bo bodočim zaposlenim pomagalo razumeti tako zgodovino organizacije, pa tudi, kako delujete in kdo je bil odgovoren za najpomembnejše odločitve.
Seveda ni mogoče zabeležiti in dokumentirati prav vsega, vendar poskusite vzpostaviti ustaljen postopek za beleženje zamisli in zapisov, pomembnih za delovanje vaše organizacije.
DevelopmentAid za učinkovito organizacijo dela in upravljanje projektov priporoča svojo lastno aplikacijo, Tenderwell. Gre za aplikacijo, zasnovano za racionalizacijo procesov, ki podjetjem in organizacijam omogoča učinkovito shranjevanje in upravljanje podatkov, hkrati pa olajša komunikacijo v organizaciji. Več si lahko preberete na Tenderwell.App.
_______________________________________
Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2019–2023.