ali veste, kako … kako pravilno izvesti zbor članov na daljavo?

Kdaj je zbor članov na daljavo sploh možen?

Izvedba zbora na daljavo je dovoljena:

• če jo društveni akti izrecno predvidevajo,
• če društveni akti ne določajo izrecno načina izvedbe seje oziroma zbora članov, torej, če v njih ni izrecno določeno, da morajo potekati v živo, pod pogojem, da je možno s korespondenčno sejo oziroma sejo na daljavo upoštevati vsa druga veljavna društvena pravila. Primer: če statut ne določa, da mora zbor članov potekati v živo, se ga lahko izvede na daljavo, če imajo npr. vsi člani zagotovljen dostop do računalnika; če statut določa, da je glasovanje na občnem zboru tajno, se korespondenčno sejo lahko izvede, če se lahko zagotovi tajnost korespondenčnega glasovanja itd.

Priporočila za sklic in izvedbo zbora članov na daljavo

Priporočamo, da pri sklicevanju in izvedbi seje na daljavo upoštevajte naslednje smernice:

• Obvestilo o sklicu zbora članov pošljite na enak način, kot ga uporabljate pri sklicu zbora članov v živo, in mu priložite vsa gradiva, ki so potrebna za odločanje.
• Smiselno upoštevajte vsa druga pravila društva, ki veljajo za običajni zbor članov (npr. rok za sklic, način in rok za posredovanje gradiv za glasovanje, večina, zahtevana za sprejem sklepov ipd.).
• V obvestilu o sklicu določite in pojasnite tehnični način izvedbe zbora članov, torej kakšen bo način razprave in glasovanja (npr. po navadni pošti, po elektronski pošti na določen naslov, preko konferenčnega klica).
• Če boste glasovanje izvedli pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok za glasovanje o predlaganih sklepih. Priporočamo, da rok za glasovanje znaša vsaj tri dni pri glasovanju po elektronski pošti, in vsaj pet do sedem dni pri glasovanju po navadni pošti, poleg tega pa je smiselno predvideti še nekaj dodatnih dni za razpravo. Če se seja prične takoj, torej hkrati s samim sklicem, je treba pri določitvi roka za glasovanje upoštevati tudi rok za sklic zbora članov - rok od sklica zbora članov do poteka glasovanja tako ne sme biti krajši od roka za sklic zbora članov, ki je določen v statutu.
• Tudi če seja v celoti poteka pisno, priporočamo, da zagotovite možnost razprave pred glasovanjem tako, da zberete stališča članov in je dostop do njih ostalim članom omogočen vse do roka za glasovanje (na primer prejete pripombe objavite na spletni strani, jih posredujete po elektronski pošti vsem članom …). Za razpravo lahko določite poseben rok, do katerega lahko člani pošljejo svoje komentarje, ali pa se odločite, da razprava in glasovanje potekata istočasno.
• Pri izvedbi zbora članov preko elektronske pošte bodite pozorni tudi na varstvo osebnih podatkov – elektronskega naslova posameznika namreč ne smete razkriti drugim, če za to nimate njegovega soglasja ali druge podlage. Zato obvestila pošiljajte z uporabo t. i. »skrite kopije«.

___

Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2019 - 2023.