V nevladnih organizacijah se pogosto znajdemo v položaju, ko ima skoraj vsaka naloga dober razlog, da bi jo opravili takoj. Povezana je z ljudmi, potrebami skupnosti, vrednotami in poslanstvom organizacije. Roki razpisov so neizprosni, pričakovanja financerjev visoka, ekipa pa majhna. Zato ni presenetljivo, da se hitro pojavi občutek, da je vse pomembno – in da je odločitev, kaj opraviti najprej, izjemno težka.
ali veste, kako določiti prioritete, ko je vse pomembno?
Ta občutek ni znak slabe organiziracije ali pomanjkanja zavzetosti. Pogosto je posledica stalnega pritiska, časovne stiske in čustvene vpletenosti. Psiholog in Nobelov nagrajenec Daniel Kahneman je pokazal, da v takšnih razmerah težje razlikujemo med tem, kar je dolgoročno res strateško pomembno, in tem, kar se zdi nujno zaradi zunanjih pričakovanj ali občutka odgovornosti. Naše hitro, intuitivno razmišljanje takrat daje velik pomen vsem zahtevam hkrati, kar vodi v občutek preobremenjenosti in razpršenosti.
V nevladnih organizacijah je ta učinek še posebej izrazit. Delo je prepleteno z zgodbami, stiskami in konkretnimi ljudmi, zato se reči »ne«, preložiti dejavnost ali zmanjšati njen obseg pogosto zdi neetično ali neodgovorno. A prav tu se skriva ena največjih pasti. Ko poskušamo narediti vse, pogosto ne naredimo ničesar dovolj dobro. Energijo razpršimo, pomembne razvojne naloge odlagamo, ekipa pa se postopoma izčrpava.
Določanje prioritet v nevladni organizaciji zato ni tehnična vaja ali hladno razvrščanje nalog. Gre za zavesten in odgovoren proces odločanja, kaj bo v določenem obdobju v ospredju in kaj bo, čeprav smiselno in pomembno, moralo počakati. To ne pomeni zavračanja poslanstva, temveč skrb za to, da organizacija lahko svoje poslanstvo uresničuje kakovostno in dolgoročno.
Poseben izziv je tudi prepričanje, da mora nevladna organizacija odgovoriti na vse zaznane potrebe. Odsotnost jasnih prioritet pa ne pomeni večje odprtosti ali solidarnosti. Pogosto pomeni, da bodo prioritete namesto vodje določali roki, financerji, naključne priložnosti ali najglasnejši deležniki. To redko vodi v premišljeno delovanje in še redkeje v večji družbeni učinek.
Ključno vprašanje pri vodenju nevladne organizacije zato ni, ali je neka dejavnost pomembna, temveč ali podpira poslanstvo organizacije in ali so zanjo na voljo ustrezne kapacitete. Pri tem je koristno sprejeti dejstvo, da prioritiziranje vedno pomeni tudi sprejemanje omejenosti. Učinkovitost namreč ne izhaja iz poskusa, da bi naredili vse, ampak iz zavestnega odločanja, čemu bomo v določenem obdobju namenili največ pozornosti.
Pomemben del tega procesa je tudi jasnost znotraj ekipe. Ljudje delujejo bolje, ko vedo, kaj je v določenem trenutku res prioritetno in kaj lahko počaka. Jasne in transparentne odločitve zmanjšujejo stres, preprečujejo občutek stalne nujnosti in omogočajo, da se energija usmeri tja, kjer ima največji učinek.
Na koncu je pomembno poudariti, da so prioritete tudi vrednotna odločitev. Ko se odločamo, čemu bomo dali prednost, v resnici odločamo, kaj želimo varovati – kakovost dela, trajnost organizacije, zdravje ekipe ali zgolj preživetje pod pritiskom rokov. Dobro zastavljene prioritete niso znak manjše zavzetosti. So znak zrelega vodenja in jasne zavesti o tem, zakaj organizacija obstaja in kako želi delovati. V okolju, kjer je skoraj vse pomembno, je prav to tisto, kar omogoča, da pomembne stvari tudi zares naredimo.
Določanje prioritet ni iskanje popolnega odgovora, temveč stalno iskanje ravnotežja med poslanstvom, učinki in realnimi zmožnostmi. Ko razmišljamo, čemu bomo dali prednost, se je smiselno vedno znova vračati k temeljnim izhodiščem:
- Poslanstvo in vrednote organizacije
Prioritete niso nevtralne. Vedno odražajo, kaj organizacija v danem trenutku postavlja v ospredje.
- Dejanski učinek in dolgoročne posledice
Pomembno ni le, kaj bomo naredili, temveč kakšen učinek bo to imelo čez leto ali dve.
- Razpoložljive kapacitete
Čas, ljudje in energija so omejeni. Dobra prioriteta upošteva realne zmožnosti, ne idealnih scenarijev.
- Nujnost in tveganje
Nekatere naloge res zahtevajo takojšen odziv, druge dopuščajo več manevrskega prostora. Razlikovanje med njima je ključno.
- Dobrobit ekipe
Prioritete, ki sistematično vodijo v preobremenjenost, dolgoročno škodijo organizaciji in njenemu poslanstvu.
- Kontekst in čas
Kar je prioriteta danes, morda ne bo več jutri. Določanje prioritet je proces, ne enkratna odločitev.
___
Pripravo tega prispevka je sofinanciralo Ministrstvo za javno upravo iz Sklada za NVO v okviru Javnega razpisa za podporno okolje za razvoj nevladnih organizacij 2019 - 2023.