Dokumentacija zajema sledeče dokumente, potrebne za ustanovitev in registracijo zavoda:
- akt (oziroma v primeru več ustanoviteljev pogodba) o ustanovitvi zavoda,
- sklep o imenovanju prvega zastopnika/direktorja zavoda,
- soglasje osebe, ki bo imenovana za direktorja,
- predlog zavoda za določitev glavne dejavnosti zavoda,
- soglasje lastnika oziroma lastnikov prostora, kjer bo imel zavod poslovni naslov,
- vloga za ustanovitev zavoda.
Dokumentacija omogoča ustanovitev zavoda, katerega namen, cilje in dejavnosti določite sami.
Akt oziroma pogodba o ustanovitvi predvideva naslednje organe zavoda:
- svet zavoda,
- direktor zavoda,
- strokovni svet,
- strokovni vodja (če se tako odločite).
Dokumentacija ni primerna, če bi želeli:
- da je ustanovitelj oziroma eden od ustanoviteljev pravna oseba,
- da je ustanovitelj, ki je fizična oseba, tujec ali oseba, ki nima prebivališča v Sloveniji.
Pri ustanovitvi in imenovanju direktorja bodite pozorni, da se morajo osebe, ki so hkrati ustanovitelj in poslovodna oseba (direktor) zavoda, obvezno zavarovati za socialna zavarovanja oziroma plačevati prispevke za pokojninsko in invalidsko zavarovanje, zdravstveno zavarovanje, zavarovanje za starševsko varstvo in brezposelnost. To ne velja, če oseba že plačuje polne prispevke, na primer je že zaposlena za polni delovni čas ali samozaposlena.
Oseba, ki je ustanovitelj in hkrati tudi direktor zavoda, tudi ne more imeti statusa brezposelnega (ne more biti prijavljena na Zavodu RS za zaposlovanje kot iskalec zaposlitve, ne more prejemati nadomestila za brezposelnost) in ne more biti prejemnik pokojnine.
Oseba, ki je zgolj ustanovitelj, ni zavezanec za plačevanje prispevkov, ravno tako ne oseba, ki je zgolj poslovodja (direktor), takšni osebi imata lahko tudi status brezposelnega ali upokojenca.